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, Isabel González Ríos (secret.) , Marcos M. Fernando Pablo (voc.) El trabajo de investigación, “La función institucional del Secretario Judicial-Letrado de la Administración de Justicia”, gira en torno al Secretario Judicial, desde la reforma de la Ley Orgánica del Poder Judicial en el año 2015 denominado Letrado de la Administración de Justicia (a él hay que entender referido aunque se utilice la anterior denominación, que se ha optado por mantener en el trabajo por constar así en las leyes procesales y a fin de evitar confusión), después del impulso dado a su figura con las reformas operadas en la Administración de Justicia a partir del año 2003, las cuales tomaron en cuenta lo reflejado en el Pacto de Estado para la Justicia del año 2001, que pretendía dar satisfacción a las demandas de los ciudadanos, plasmadas en la “Carta de derechos de los ciudadanos ante la Justicia”, entre otras, para permitir una Justicia moderna, que actúe con rapidez, eficacia y calidad. Reformas que dieron nacimiento a un nuevo diseño de Oficina Judicial. También piedra angular de la reforma fue la potenciación de las Nuevas tecnologías en las Oficinas Judiciales, por lo que el trabajo analiza, desde diferentes puntos de vista, las implicaciones que han tenido en las funciones esenciales y las competencias encomendadas al Secretario Judicial y si puede desarrollarlas con las exigencias legales.
Se determina la configuración legal y jurisprudencial de la figura del Secretario Judicial, Cuerpo Superior Jurídico, único y de carácter nacional, dependiente administrativamente del Ministerio de Justicia, y dado que una de las funciones institucionales más importantes, y exclusiva, del Secretario Judicial, es la dación de la fe pública judicial, que tiene que realizar con autonomía, independencia e imparcialidad, cuyo fin es dotar de certeza y seguridad a las actuaciones judiciales y procesales, realizadas por las partes ante el órgano judicial, que va acompañada de la función de documentación y archivo, desde el inicio hasta el final del procedimiento, llegando al expurgo, se ha estudiado con detalle, observando que la seguridad jurídica que la Constitución española garantiza, se resiente con las herramientas tecnológicas con las que están dotadas las Oficinas Judiciales, que repercute de forma negativa en el desarrollo de la función de fe pública-labor de documentación.
La seguridad jurídica está vinculada a la independencia, que el Secretario Judicial pierde cuando no puede garantizar la seguridad, integridad y control de los programas y soportes informáticos a través de los cuales cumple sus funciones. Para garantizar la integridad el Secretario Judicial debe verificar la identidad y autentificación de los mismos. Y debe poder verificarlo.
Las nuevas tecnologías han ampliado los soportes en los que se documentan los actos procesales, sobre los que tiene que dar fe pública, cambiando la forma de llevarla a cabo, pasando de la inmediación, cuando se hace en soporte papel, al control de las herramientas utilizadas, cuando se realiza con soporte informático. Constatando que la equivalencia a la inmediación es el control de los medios utilizados, con las consecuencias que se derivan de la falta de control sobre ellos.
Importante la función del Secretario Judicial en relación con el derecho de protección de datos de carácter personal, como responsable de los ficheros judiciales y responsable de seguridad, por lo que de forma extensa se ha tratado esta materia, desde la génesis de ese derecho fundamental, diferente al derecho a la intimidad, la regulación a nivel general y en concreto la relacionada con la Administración de Justicia, los ficheros judiciales, con fines jurisdiccionales y no jurisdiccionales, sus incidencias y las consecuencias que sobre el desarrollo de su función tienen los medios materiales con los que cuentan las Oficinas Judiciales, así como las medidas de seguridad que debe adoptar el Secretario Judicial para cumplir con sus obligaciones.
Al haberse ampliado las competencias procesales que le han sido atribuidas al Secretario Judicial, se reseñan las mismas, respecto a la ordenación y tramitación del procedimiento y de las competencias exclusivas en determinados procedimientos, así como la problemática suscitada sobre su constitucionalidad, e igualmente cómo se ha efectuado su plasmación en las leyes procesales.
Se pone de manifiesto la problemática respecto a la posición del Secretario Judicial, integrando el órgano judicial junto al titular del mismo, y las posiciones que dudan de tal ubicación, las funciones interrelacionadas con las de los Jueces y Magistrados, la naturaleza de la actividad que realiza el Secretario Judicial y la problemática derivada de ciertas resoluciones judiciales, y las implicaciones negativas que tiene para la seguridad del proceso y garantías de las partes el hecho de que se considere que no se encuentre dentro del órgano judicial, no controle las herramientas informáticas y no sea independiente a la hora de cumplir sus funciones. Considerando que realiza una actividad jurisdiccional, aunque no una función jurisdiccional stricto sensu, la cual corresponde en exclusiva a Jueces y Magistrados. Y cómo esta actividad jurisdiccional propia del Secretario Judicial afecta a la función jurisdiccional de Jueces y Magistrados.
Se constata la interdependencia institucional de las Administraciones competentes encargadas de dotar los medios personales y materiales en las Oficinas Judiciales, los problemas competenciales y disfunciones que afectan al Secretario Judicial y a la Oficina Judicial, de la que también tiene la Dirección, sobre todo en lo que se refiere a la interoperabilidad y seguridad. Tradicionalmente se ha considerado a las aplicaciones y programas informáticos como medios materiales de la Administración de Justicia, sin embargo, por afectar, ahora, a la tramitación de los procedimientos, de tal forma que dirigen el cumplimiento de las normas procesales, las nuevas tecnologías repercuten de forma directa a la función jurisdiccional exclusiva de Jueces y Magistrados. Se han analizado las razones por las que la competencia de la llamada, por el Tribunal Constitucional, “administración de la Administración de Justicia” debe quedar excluida de gestionar los programas y aplicaciones informáticas y devolver al Estado dicha competencia.
Se pone de relieve los problemas competenciales de las Administraciones competentes en materia de “administración de la Administración de Justicia” y la mala estructuración del Ministerio de Justicia respecto a los medios materiales, principalmente en nuevas tecnologías y material informático, con competencias solapadas entre distintas Subdirecciones Generales y la falta de coordinación de las mismas, que incide en que haya fracasado en sus funciones, la interoperabilidad y la seguridad. Los Sistemas de Gestión Procesal existentes en las diferentes Comunidades Autónomas con competencia transferida en Justicia, hacen que no exista homogeneidad a la hora de aplicar las leyes procesales, lo que provoca desorganización e ineficacia.
Se analizan las nuevas herramientas existentes de las que están dotadas las Oficinas Judiciales y por ende el Secretario Judicial, la firma electrónica, el expediente judicial electrónico y su configuración que lo hace ser un mero visor de archivos PDF, el Sistema de Gestión Procesal, que debe ser único, proponiendo los criterios y requisitos para que pueda funcionar con eficiencia, los problemas que se plantean y riesgos a los que están sometidos, que afectan a las funciones esenciales del Secretario Judicial. También se analiza todo ello desde la perspectiva de la seguridad informática.
El Secretario Judicial es el vínculo entre el órgano judicial y la Oficina Judicial, de la que ostenta la Dirección, es la autoridad que conecta la función jurisdiccional y la organización de carácter instrumental que le sirve de soporte y apoyo, constatando cómo está condicionado por las Administraciones competentes.
Se indican los criterios con los que se diseña la nueva Oficina Judicial, como la flexibilidad funcional que pretendía optimizar medios personales y materiales adaptándola a las nuevas necesidades, que no ha sido conseguida y las razones de ello, los planes de implantación de la misma, la problemática de dicha implantación, y como el diseño inicial válido ha sido mal ejecutado.
Se pone de manifiesto también los problemas que la Administración de Justicia tiene en relación con la seguridad tecnológica. El diferente tratamiento de la Administración de Justicia, en un escalón inferior, en relación con la Administración General del Estado, la falta de un órgano de control de seguridad del nivel técnico equivalente al Centro Criptólogico Nacional y la necesidad de su creación.
Se realizan precisiones técnicas para poner de relieve la dificultad de la seguridad de los medios informáticos, y la necesidad de crear e implantar controles de calidad y seguridad en los programas y aplicaciones informáticas existentes en la Administración de Justicia, y durante su utilización.
Entre otras materias tratadas, consignamos la degradación académica en el acceso al Cuerpo de Secretarios Judiciales, y también de Jueces y Fiscales. El sistema “perverso” de consolidación de categorías existente en el Cuerpo de Secretarios Judiciales, que no existe en ningún otro Cuerpo funcionarial. La falta de cultura de seguridad en la Administración de Justicia o los elevados costes públicos, privados y ocultos que supone una inadecuada gestión de los medios personales y materiales existentes, constatando que más presupuesto no significa que la Administración de Justicia sea más eficiente. Más plazas de Jueces no mejoran la Justicia. La dispersión de competencias entre distintas administraciones ha hecho imposible planificar de manera homogénea la nueva Oficina Judicial, que en ocasiones no se ha desplegado por falta de presupuesto, ante la obligación de construir edificios judiciales.
Se recogen las conclusiones poniendo de relieve que la situación existente respecto a las nuevas tecnologías, implantadas en las oficinas judiciales, afecta al Secretario Judicial, que no puede desarrollar sus funciones esenciales, con las exigencias legales, al no intervenir en el control de todas las herramientas informáticas que utilizan, no pudiendo garantizar la autenticidad, integridad y seguridad de los documentos, en soporte informático, a través de los cuales cumple las funciones que sirven de base a la función jurisdiccional, lo que equivale a no poder garantizar la fe pública judicial y la labor de documentación y custodia de los procedimientos judiciales. Su independencia queda condicionada a lo establecido en las aplicaciones informáticas, si no tiene control sobre ellas, lo que afecta también a la función jurisdiccional de Jueces y Magistrados. Por esa razón, al afectar esa independencia a la función jurisdiccional no pueden ser competencia del Ministerio de Justicia y Comunidades Autónomas con competencia en Justicia.
En las conclusiones se recoge que el Secretario Judicial, de forma aislada, no puede hacer frente a la diversa problemática que las nuevas tecnologías produce en el desarrollo de sus funciones, por lo que se realizan una serie de Propuestas, entre otras, que los Secretarios Judiciales deben estar integrados en una estructura organizativa, independiente del Ministerio de Justicia, siendo necesaria la creación de un Consejo Nacional de Secretarios Judiciales-Letrados de la Administración de Justicia, del que dependan orgánicamente, con una serie de atribuciones básicas, que permitan cumplir su función institucional adecuadamente.
