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Ginnette Calvo Guillén
Del 2019 al 2021 se llevó a cabo la primera fase de un proyecto de gestión de la información en la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información de la Universidad de Costa Rica, surgido como respuesta a las problemáticas identificadas en el proceso de autoevaluación 2007-2011, entre las que destacan: debilidades en el uso y la difusión de la información, un sistema de archivo débil que no ha sido gestionado ni actualizado de forma pertinente y la falta de políticas específicas para el manejo de los expedientes. El proyecto se aborda desde un enfoque cualitativo y busca describir la forma en que la gestión de información se desarrolla en la escuela, a la vez que brinda aportes que permiten fortalecer los procesos desarrollados. Contempla tres etapas: mapeo de la información, definición de políticas y preparación de los actores involucrados en la gestión de la información. Entre los principales logros destaca la mejora en la sistematización y la gestión de la información, así como el fortalecimiento de la comunicación interna. Esto se ve reflejado en la puesta en marcha de un sistema de gestión de documentos automatizado, un manual de procesos y la capacitación del personal docente y administrativo en la gestión documental. Se concluye sobre la necesidad de involucrar a diferentes actores en el proceso, además, trabajar de la mano con profesionales de otras disciplinas. Finalmente, se rescata la importancia de contar con recurso humano calificado como elemento clave para la calidad de los procesos documentales.
The first phase of an information management project was carried out at the School of Library and Information Sciences of the University of Costa Rica, from 2019 to 2021. The project was created as a response to the weaknesses identified in the self-assessment process of 2007-2011, among which stand out: weaknesses in the use and dissemination of information, a weak archive system that has not been managed or updated correctly and the lack of specific policies for the handling of files. The project is approached from a qualitative approach and seeks to describe the way in which information management is developed in the School, while providing contributions that allow strengthening the processes developed. It contemplates three stages: information mapping, policy definition and training of the actors involved in information management. Among the main achievements, the improvement in the systematization and management of information stands out; as well as the strengthening of internal communication. This is reflected in the implementation of an automated document management system, a process manual, and the training of teaching and administrative staff in document management. It concluded the need to involve different actors in the process; as well as working hand in hand with professionals from other disciplines. Finally, the importance of having qualified human resources as a key element for the quality of documentary processes is pointed out.
