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Juan Orr Saiz
El objetivo de este trabajo era examinar si la inversión en gestión documental produce un retorno positivo y cómo debe comunicarse dicho retorno a una organización; por un lado, trasmitiendo la diferencia entre beneficios y costes tangibles e intangibles y por otro, explicándole estos beneficios y costes para sensibilizarle sobre la importancia de la utilidad de dicha inversión. Para conseguir este objetivo, realizamos un estudio de caso con una organización de tamaño medio en Albuquerque, Nuevo México, EE.UU. Elaboramos un estudio teórico del estado actual del impacto de la inversión en la gestión documental. También desarrollamos una metodología para realizar dos encuestas, una cuantitativa y otra cualitativa, y calculamos el Retorno de la Inversión (ROI) a través de la información obtenida mediante dichas encuestas. Este estudio concluye que la inversión en la gestión de documentos produce un retorno positivo y que es importante expresar, dentro de lo posible, los beneficios intangibles en términos tangibles para la comprensión por parte de la dirección y de la organización en su conjunto.
The objective of this work was to examine whether investment in records management creates a positive return and how that return is then expressed to an organization: understanding the difference between tangible and intangible costs and benefits of our field in order to convince organizations that investing in records management is worthwhile. To do so, this researcher completed a case study with a midsize organization in Albuquerque, New Mexico, in hopes of seeing how these factors are understood by employees and management. This researcher completed a literature review for the field’s current understanding of the impact of investment on records management, and within the context of a single organization created a methodology to complete two studies: one qualitative, one quantitative. This study then calculated the organization’s ROI based on the information obtained. This study concludes that investment in records management has a positive return and it is to our benefit to express intangible benefits of records management in tangible terms to better capture and communicate this positive impact to both management and the organization as a whole.
