Acceso usuarios
Los sistemas de información representan una herramienta que apoya la toma de decisiones en toda organización, por tal motivo se debe velar por su contenido y prestar atención a los controles que se establecen para que se genere información de calidad. Particularmente en las instituciones de educación superior estos sistemas almacenan información de sus estudiantes, los docentes, las finanzas, entre otros. El objetivo de este trabajo es señalar las inconsistencias identificadas en uno de los sistemas de información de la Universidad Estatal a Distancia de Costa Rica, el Sistema de Administración de Estudiantes (SAE) y dar algunas recomendaciones para mejorar el contenido de su base de datos. Para tal propósito, se analiza la totalidad de registros de algunas tablas de la base de datos de este sistema, los criterios utilizados para la selección de las tablas obedecen a la importancia que representan para generar estadísticas institucionales, realizar evaluaciones de servicios e investigaciones sobre la matrícula de los estudiantes.
La revisión se realizó en el mes de mayo del año 2011. Los resultados obtenidos muestran la existencia de algunas debilidades, entre ellas información errónea y en algunos casos inexistente, poca construcción de variables adicionales que ayuden a brindar un mejor servicio al estudiante con la identificación de grupos vulnerables tales como privados de libertad, jefas de hogar, personas con necesidades especiales, o variables más específicas que permitan identificar fácilmente a los estudiantes activos o inactivos, si una persona ha repetido varias veces uno o varios cursos. Otra debilidad encontrada es la limitación de información para investigar temas como el perfil de ingreso del estudiante a la universidad, su perfil digital, el clima educacional del hogar, entre otros. Las recomendaciones apuntan a mejorar los controles de entrada de datos al sistema, la conformación de un grupo de trabajo interdisciplinario que planifique y ejecute la labor de depuración de la información para asegurar de esta manera, su calidad y la consulta periódica a usuarios clave para que los datos que se almacenen respondan a sus necesidades de información.
In organizations, information systems support decisionmaking processes; therefore, their content should be safeguarded and attention must be paid to high data quality controls. In higher education institutions, these systems store information about students, faculty, finances and others. This article highlights the inconsistencies identified in the Student Management System of the Universidad Estatal a Distancia de Costa Rica and makes recommendations to improve its content. For this purpose the totality of records in some of the database tables in this system was analyzed. Tables were selected according to their importance level in the generation of institutional statistics, the execution of service evaluations and research about student enrollment and other related subjects. The analysis was conducted in May, 2011. The results obtained show that there are weaknesses such as incorrect or inexistent information, insufficient construction of additional variables that may improve services for vulnerable student groups such as jail inmates, single mothers, people with special needs, and a lack of more specific variables that can help identify active or inactive students in an easier way, or whether a person has taken a course once or more times. Another weakness found was the existence of limited information related to research issues such as student admission profiles, their digital profiles, the educational level at home, among others.
Recommendations are offered to improve the system data entry controls, to form an interdisciplinary working group to debug information and to ensure its quality, and to regularly consult key users to assure that stored data will easily and efficiently meet their information requirements.
