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Michael C. Mankins
Es común que las empresas malgasten su recurso más preciado: el tiempo de sus altos ejecutivos. En la empresa promedio, los altos ejecutivos se reúnen tres a cuatro horas al mes para debatir acerca de la estrategia. Y ese tiempo se utiliza pobremente en discusiones difusas que ni siquiera pretenden desembocar en cualquier decisión.
El precio que se paga por el mal uso del tiempo ejecutivo es alto. Las decisiones estratégicas que son pospuestas llevan a desperdicios que no se ven, costos altos, reducciones de costo perjudiciales, oportunidades de nuevos productos y desarrollo de negocios que se pierden, y débiles inversiones de largo plazo. Pero con un puñado de cambios simples en el modo en que los equipos ejecutivos elaboran su agenda y estructuran las reuniones, se puede lograr una diferencia enorme en la eficacia.
Las empresas eficientes usan siete técnicas para sacarle el máximo provecho al tiempo de reuniones de sus ejecutivos. No mezclan reuniones de estrategia con reuniones de operaciones. Exploran los temas por medios escritos antes de reunirse, de manera que el tiempo de la reunión se use sólo en llegar a una toma de decisiones. Al definir la pauta, clasifican la importancia de cada asunto según su potencial para crear valor. No sólo buscan incluir temas en la pauta, sino solucionarlos con rapidez, respetando un claro cronograma de implementación. Consideran todas las alternativas viables antes de decidir un curso de acción. Usan un lenguaje y metodología comunes para alcanzar sus decisiones. E insisten en que, una vez tomada una decisión, se apeguen a ella, para que no se prolongue la discusión o se dé una aceptación a regañadientes.
Una vez que el equipo de liderazgo asimila lo básico, puede hacer cambios más fundamentales en el modo en que interactúan. La definición de estrategias ya no sucede en una serie de eventos fragmentados e improductivos, sino que se transforma en un diálogo gerencial optimizado, continuo y eficaz. Con ello, la reunión ejecutiva se vuelve fuente de una ventaja competitiva real.
