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Isabel Seco Campos
Uno de los principales problemas que se plantean a la hora de tratar el documento es precisamente la identificación del mismo. Conocer de qué tipo documental se trata, quién lo ha generado; si la persona o institución que lo creó era competente para ello; si está realizado con las garantías suficientes para surtir los efectos para lo que se creó; si la información que contiene es veraz; si se trata de una documentación original o es una copia; si se realiza para su conservación o es creado para consumir y destruir; si se podría garantizar su conservación en el soporte que se crea o se propondrá su traslado a algún soporte duradero. Todos estos problemas que se han planteado desde el mundo de la documentación, por lo que han afectado al ámbito de la información y del conocimiento, tienen su versión desde la óptica de diplomatistas y archiveros. Para abordar este análisis siguen estando vigentes, a nuestro juicio, las herramientas conceptuales y metodológicas de los diplomatistas, sea cual sea el soporte del documento. Precisamente en la actualidad es más necesario el análisis de autenticidad y validación de los documentos tanto probatorios como informativos. La aplicación de la Diplomática contemporánea se dirige fundamentalmente a comprobar la autenticidad de los documentos sean electrónicos o en soporte tradicional.
Lo que proponemos es en primer lugar un método sencillo y claro de acercamiento a la identificación del documento municipal contemporáneo. En segundo lugar un modelo de análisis, una tabla flexible para todo tipo de documentos y para los documentos de todo tiempo. Completando la propuesta con el diseño de un modelo de ficha que contemplará la definición y las especificidades de cada uno de los elementos de análisis del documento contemplado en la expresada tabla.
Upon dealing with a document, one of the main issues that is set out, is the identification of it. Knowing what documentary form it has; who generated it; if the one who created it (either a person or an institution) was competent enough for carrying out such task; if it was made within the appropiate guarantee terms which the document was created for; if the information that it contains is trustworthy; if it is a original document or a copy; if its preservation on the original format can be guaranteed, or if it ought to be moved to a everlasting format. The contemplation of all these issues on behalf of archivists and diplomatics expert has its own repercussion on the information and knowledge field. To tackle this analysis, diplomatics experts still have their own conceptual and methodological tools, regardless of the format of the document.
On the dot, currently, the authenticity and approval analysis of both suppor-ting records and informative records, is believed to be even more needed than in the past. The main application of contemporary Diplomatic is to prove the trust-worthiness of either electronic-format or traditional-format documents.
What in this thesis is proposed, is: firstly, a clear and simple approaching method for the identification of contemporary municipal record; secondly, an analysis model, ergo, a table that could be applied and used on any sort of documents irrespective of their form, format, or epoch. Furthermore, with aim of concluding and completing, we propose a design of a card model which will show the definition and the peculiarities of each of the analysis elements displayed on the table.
