Acceso usuarios
El correo electrónico es actualmente una de las herramientas más utilizadas de la WWW. Las administraciones públicas, como las demás organizaciones, lo utilizan de forma habitual tanto en sus comunicaciones con los administrados como con otras administraciones. Sin embargo, son pocas las instituciones que han establecido pautas dirigidas a determinar su calidad de documento administrativo y que, en consecuencia, tengan en cuenta su organización y conservación futura.
El artículo plantea la problemática de la naturaleza, gestión y conservación de los mensajes de correo electrónico desde el punto de vista organizativo, legal y archivístico. Se identifican los colectivos implicados y se ofrecen algunas posibles soluciones para la organización (se repite mucho gestión) y conservación de esta documentación, lo que es imprescindible para una correcta gestión de la información y posterior rendición de cuentas de la institución y de cara a la implantación de proyectos de administración electrónica.
E-mail is nowadays one of the most used tools of the WWW. Public administrations, as well as private organizations, use it widely in both, their communications with citizens and with other administrations. Nevertheless, only few institutions have established guidelines aimed at determining its status as an administrative record, and take into account its organization and longterm conservation. The article focuses on the organization, management and conservation of the electronic messages, from the organizational, legal and archival point of view. It also identifies the roles and responsibilities of the involved stakeholders (users, managers, records management staff and political authorities) and offers some clues to improve the information management and subsequent accountability of institutions ahead of the implementation of eGovernment projects.
