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María del Carmen González
La gestión documental constituye un componente estratégico para el funcionamiento de cualquier organización, ya sea pública o privada. En Chile y Latinoamérica, la implementación de Sistemas de Gestión Documental (SGD) ha adquirido creciente relevancia en el contexto de la modernización institucional, la transformación digital y la creciente demanda de certificaciones de sistemas de gestión. Este estudio tiene como objetivo analizar los fundamentos conceptuales de la gestión documental y su articulación con los marcos normativos ISO, comenzando con la ISO 15489 —la norma más reconocida por los profesionales de la información chilenos— y avanzando hacia la ISO 30301:2019, un marco sistémico para la gestión de documentos cuya difusión en Chile aún es limitada. También examina los requisitos de información documentada establecidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018. Además, el estudio identifica las mejores prácticas y los errores comunes de implementación, basándose tanto en la literatura especializada como en la experiencia profesional en el contexto chileno. Metodológicamente, el estudio se basa en el análisis documental de fuentes normativas y bibliográficas, complementado con un análisis crítico de las prácticas organizacionales. Los resultados revelan importantes deficiencias en la implementación de Sistemas de Gestión Documental (SGD) documental en Chile, particularmente en lo que respecta a la adopción de enfoques sistémicos como la norma ISO 30301. Las conclusiones resaltan la necesidad de integrar la gestión documental como un componente transversal de los sistemas de gestión organizacional y de reconocer a los profesionales de la información como agentes clave del cambio y garantes de la trazabilidad institucional.
Document management constitutes a strategic component in the functioning of any organization, whether public or private. In Chile and Latin America, the implementation of Document Management Systems (DMS) has gained increasing relevance in the context of institutional modernization, digital transformation, and the growing demand for management system certifications. This study aims to analyze the conceptual foundations of document management and its articulation with ISO regulatory frameworks, beginning with ISO 15489—the standard most widely recognized by Chilean information professionals—and advancing toward ISO 30301:2019, a systemic framework for documents management whose dissemination in Chile remains limited. It also examines the documented information requirements established in ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, and ISO 45001:2018. Additionally, the study identifies best practices and common implementation errors based on both specialized literature and professional experience in the Chilean context. Methodologically, the study is based on documentary analysis of normative and bibliographic sources, complemented by critical analysis of organizational practices. The findings reveal significant gaps in the implementation of Document Management Systems (DMS) in Chile, particularly regarding the adoption of systemic approaches such as ISO 30301. The conclusions highlight the need to integrate document management as a cross-cutting component of organizational management systems and to recognize information professionals as key agents of change and guarantors of institutional traceability.
