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Recently, the use of artificial intelligence (AI) technologies to automate records management processes has gained considerable attention. The integration of AI into records management processes brings many benefits for organizations as it enables records managers to focus on more complex tasks and, thus, gain in productivity. However, such integration also brings its own risks, which could compromise the quality of the managed records and raise challenges regarding organizations’ institutional duties related to transparency and accountability. Thus, a risk management approach to augmented records management is needed to better control archival processes. The ISO 18128 standard Information and documentation — Records risks — Risk assessment for records management (2024) sheds light on the risks’ sources and suggests useful strategies tackling them. In this article, we will attempt to map the risks associated with the automation of document management based on this normative framework. We will also focus on the role of records managers as risk managers in their organizations, highlighting the interventions required from these professionals in the age of automation in order to develop an appropriate records management policy adapted to the requirements of automation.
Au cours des dernières années, les modalités par lesquelles la gestion documentaire s’opère ont connu un nouvel essor, et ce, grâce au potentiel de l’automatisation à l’aide des technologies de l’intelligence artificielle (IA). L’intégration de l’IA aux pratiques de gestion documentaire est porteuse de nombreux avantages pour les organisations puisqu’elle aide les gestionnaires de documents à se concentrer sur des tâches plus complexes et gagner en productivité. Cependant, l’automatisation de telles pratiques engendre également des risques, ce qui pourrait compromettre la qualité des documents et leur repérabilité pour mener à bien les activités organisationnelles. Ainsi, une démarche de gestion des risques liés à la gestion documentaire s’avère nécessaire pour développer un cadre de gouvernance approprié. La norme ISO 18128 Information et documentation — Risques liés aux documents d’activité — Appréciation du risque pour la gestion des documents d’activité (2024) pourrait apporter des éclairages quant aux sources de ces risques et aux techniques de leur gestion. Dans cet article, nous nous efforcerons d’établir une cartographie des risques liés à l’automatisation de la gestion documentaire en nous basant sur ce cadre normatif. Notre analyse débouchera sur une proposition d’une politique de gestion documentaire adaptée, en mettant en avant les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante dans ce contexte d’automatisation.
